"Celui qui est le maître de lui-même est plus grand que celui qui est le maître du monde" [Bouddha]

Feuille de pointage

Écrit par Azumi

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Description

Avant de commencer sa séance de Karaté, l'éducateur se doit de remplir la feuille d'émargement du club. Ce geste premier permettra d'une part de suivre l'assiduité des adhérents, et d'autre part d'identifier les thèmes suivis par chacun d'eux. Ce dernier point est essentiel dans le suivi de l'avancement des objectifs de groupe et des objectifs individuels. Noter qu'à ce jour, et en raison de la charge que cela occasionne, rares sont les clubs qui identifient, associent, et synthétisent le suivi des cours par les adhérents tout en y associant l'avancement des objectifs. Pour ce faire, nous allons dématérialiser la feuille d'émargement en utilisant le smartphone qui permettra de pointer les adhérents, puis transférera ces informations au serveur. Dès réception du fichier d'émargement par le serveur, l'éducateur positionnera le plan de cours (voir article Educateur vs Animateur). Le développement sous android permettra un fonctionnement en synchrone ou en asynchrone répondant ainsi à bien des contraintes du nomadisme.

Comment installer le produit

La première étape est d'installer ce programme android permettant de saisir les fiches d'émargement. La bonne installation de « Gest.Club » se matérialise par l’apparition de l’icône (ci-gauche) dans la liste de vos applications. L’action de cet icône permet d’accéder au programme de suivi des adhérents. Noter que l’ajout de ce raccourci sur le bureau se fait en maintenant le clic sur cette icône jusqu'à l'affichage de votre bureau virtuel.

Démarrons à présent ce programme ! (cliquez sur l'icône ;-))

Comment Initialiser

Lors de son premier démarrage, la liste des adhérents, des clubs et des groupes sont vides.  La première étape est donc de paramétrer ces différentes listes. Pour ce faire, vous pouvez récupérer les données du serveur ou les créer directement sur votre votre téléphone. Je vous conseille la première option ;-) pour cela, reportez-vous à l'article relatif au composant joomla.

Etudions le paramétrage par SmartPhone ! Ce point permet d'utiliser uniquement le programme Android sans pour autant le connecter au système centralisé.

Commençons par les Adhérents, puis les clubs et enfin les groupes !

J’actionne donc le bouton menu du Smartphone. Cette action me permet d’accéder au paramétrage ou de quitter ledit programme. J’active le bouton Paramétrage, puis j’accède à un sous-menu me permettant de sélectionner les adhérents, de paramétrer les clubs, groupes et de lister les adhérents associés aux différents groupes. Noter que je peux remonter toutes ces informations sur le serveur central en actionnant "synchorniser".

Adhérents 

La fonctionnalité rattachée à « Adhérents » permet de scanner tous les annuaires du téléphones « google », « carte SIM», « téléphone » et sont topés par deux indicateurs. Un indicateur indiquant si le correspondant à un numéro de téléphone portable (pour les envois automatique de SMS : c’est utile !) et un second sur l’adresse mail (idem pour les besoins de communication par mail).

Ces indicateurs de recevabilité se présentent par deux icônes à droite du contact : un téléphone, et une enveloppe. Si l’information est présente, l’icône est de couleur sinon il est grisé.

A gauche, nous avons l’information d’activation dans notre système de présence. C’est-à-dire l’indicateur du passage d’un contact en adhérent. La croix rouge indique par ailleurs qu’il n’est pas membre et la coche verte le contraire.

L’activation et la désactivation se matérialise en cliquant le contact. Par exemple, Ange et Alice sont activés.


Gestion des contacts

Template mail

Cette action permet d’afficher deux formulaires : L’un pour la création du club et le second pour les groupes. J’attire votre attention sur le formulaire « Club ». Ce dernier permet d’attribuer une adresse mail de contact, un objet et un formulaire de mail. Ce point est essentiel dans la création du mail. En effet, on trouvera dans le destinataire cette adresse « mail », dans l’objet du mail « l’objet » et enfin le formulaire selon cette grammaire :

/objet : positionne le texte qui suit dans l’objet du mail

/tabpresence : insère le tableau récapitulatif des présents

/date : insère la date du jour

/heure : insère l’heure de pointage

 

Par exemple le modèle Azumi que j’utilise est :

/objet : « A l’attention de Mdm Marquette »

Bonjour,

Veuillez trouver ci-joint la fiche de présence du /date saisie à /heure .
/tabpresence

Cordialement

Jean-François

Pointage des présents

Quand cette première étape de paramétrage est réalisée, les adhérents en défaut apparaissent dans le premier onglet intitulé « à traiter ». Le défaut est positionné dès lors que le téléphone portable, ou le mail, ou le certificat médical, ou la licence ou l’affectation à un groupe est manquante. C’est-a-dire les informations importantes de base que doit traiter l’éducateur !

Pour rectifier ce défaut, il faut cliquer sur la personne est compléter sa fiche voire compléter le contacte du téléphone. En effet, les informations telles que le numéro ou l’adresse mail proviennent de l’annuaire de téléphone.

Dès lors que toutes les informations sont correctement renseignées, alors l’adhérent disparaît du premier onglet. Il peut être modifié à l’aide du menu « Paramétrage » puis le sous-menu « Clubs/Groupes et adhérents ».

Quand l’adhérent se connecte sur le site Web, un message de rappel s’affiche ! Par exemple : « Nous n’avons pas votre Certificat Médical, pensez à le ramener à votre prochain cours ! »

Pour le téléphone, et l’adresse mail : ces informations sont modifiable en ligne et sont répercutées dans smartphone.


présentation des contacts en défaut

Quand l’affectation des adhérents aux groupes est faite, il est possible d’établir la fiche d’appel. Pour mener cette opération, il faut activer le deuxième onglet intitulé « Pointer », sélectionner le club et maintenir le bouton « présent » 3 secondes pour que le menu « filtre présence » s’affiche. Ce menu permet de sélectionner la fiche de présence lié au cours en cours de pointage. Je rappel que pour un club, nous pouvons avoir plusieurs groupes (voir ci-droite). On sélectionne la fiche, on coche la présence des adhérents présents puis on clique sur le bouton de présence.

Cette action permet de créer le mail en état brouillon.


choix des feuilles de présences

 

Pour envoyer le mail, nous devons activer le troisième onglet intitulé « Informer », et actionner l’icône de gauche. Cette action envoie le fichier des pointages sur le serveur central et confectionne le mail selon le modèle associé au club.

Il est possible de synchroniser toute la base en actionnant le menu synchroniser. Cependant, cette action déclenche une Remise A Zéro des attributions de cours. (voir article Animateur vs Educateur)


présentation du mail

En conclusion

Ce développement sous Android facilite la saisie des présents avec ou sans réseau internet, et enrichit le site web sans devoir resaisir ces informations. Ce pogramme est complémentaire aux composants Joomla développés et a pour objectif de s'installer sur les tablettes, téléphones est d'y fonctionner en mode autonome.

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